ビジネスホンの選び方と最適な構成｜クラウドPBX・eFax・アプリ活用法

新しい事務所を開設する際に必要なビジネスホンや電話システムについて、どれが最適かを悩むことがよくあります。今回は、事務所の人数や外出先でも受けられる電話システム、そしてFAX機能も含めたお得な選択肢を解説します。

ビジネスホン選びのポイント

ビジネスホンを選ぶ際に最も重要なポイントは、コスト、機能性、そして拡張性です。事務所の規模や社員数に合わせたシステム構成を考えましょう。

最も重要なのは、予算内で最適なシステムを選ぶことです。クラウドPBX（インターネット回線を使った電話システム）は、初期費用が安く、柔軟に追加が可能なため、事務所規模に合ったプランを選びやすいです。

外出が多い事務所の場合、スマホで電話を受ける機能は必須です。多くのクラウドPBXシステムは、専用アプリでスマホからオフィスの番号にかかってきた電話を受けられます。この機能を利用すれば、外出中でも自分のオフィス番号で電話対応が可能です。

電話機をどう配置するかも重要です。事務所には1台の置き型電話を設置し、他の社員はコードレス電話やスマホを利用することで、無駄な配線を減らし、効率的な作業が可能です。

置き型電話を1台設置し、必要に応じて他の社員はコードレス電話を利用します。コードレス電話は、移動がしやすく、座席を離れているときでも対応可能です。

最近では、スマホを業務用電話のように使えるサービスも増えています。専用アプリを利用して、スマホで事務所の番号にかかってきた電話を受けることができます。

FAXが必要な場合、複合機にPC-Fax機能が付いていれば、PCやスマホを利用して直接送受信が可能です。eFaxサービスも、電話番号を保持しつつ、インターネットでFAXを管理することができるため、非常に便利です。

複合機にPC-Fax機能を備えれば、PCから簡単にFAXの送信ができます。特にeFaxを使えば、インターネット回線を利用してFAXを管理できるので、管理コストが削減されます。

eFaxを利用すると、FAXの送受信をPCやスマホで簡単に行えます。eFaxの大きな利点は、物理的なFAX機を使わずにFAX通信ができる点です。

事務所向けビジネスホン選びでは、コストパフォーマンスを重視しつつ、必要な機能（外出先でも受けられる電話、FAX対応など）をカバーすることが大切です。クラウドPBXシステムやeFaxサービスを活用することで、効率的かつ低コストで業務を進めることができます。