Scansnap iX1600で既存のスキャンデータをe文書化する方法

Scansnap iX1600を使用して、既にスキャンしたデータをe文書化する方法について知りたい方も多いのではないでしょうか。通常のスキャンデータは、e文書としての要件を満たしていない場合がありますが、後から設定を変更してe文書化することが可能です。本記事では、以前のスキャンデータをe文書化するための方法を解説します。

e文書とは？

まず、e文書とは、電子文書の一種で、特に法律や行政手続きにおいて重要な役割を果たします。e文書には、特定のフォーマットやセキュリティ基準が求められることが多く、通常のスキャンデータをそのまま使用することができない場合があります。

一般的に、e文書はPDFファイルとして保存され、文字認識（OCR）を活用して、検索可能な文書として処理されます。これにより、文書の内容が簡単に検索でき、デジタル化された情報を効率的に管理できます。

Scansnap iX1600でのe文書化のための基本設定

Scansnap iX1600でスキャンする際、最初からe文書としてスキャンする設定を選択することができますが、すでに通常のスキャンデータがある場合は、後からOCRを使用してe文書化することが可能です。

まず、Scansnapのスキャン設定を確認し、OCR機能を有効にする必要があります。これにより、PDF形式で保存されたスキャンデータに対して文字認識が行われ、検索可能な電子文書としての要件を満たすことができます。

既存のスキャンデータをe文書化する方法

すでにスキャンしたデータをe文書化するためには、以下の手順を実行することができます。

1. OCRソフトウェアを使用する

既存のスキャンデータ（通常のPDFなど）に対して、OCR機能を使用することで文字認識を行い、e文書化することができます。Scansnapには「Abbyy FineReader」などのOCRソフトウェアが付属しており、このソフトを使ってスキャンデータを処理することが可能です。

2. スキャンデータを再スキャンして設定を変更する

再度スキャンを行い、スキャン設定をe文書化に適した設定に変更することも一つの方法です。Scansnapの設定で「文字認識（OCR）」を有効にし、PDF形式でスキャンすることで、初めから検索可能なe文書としてスキャンが行えます。

3. クラウドサービスを利用する

クラウドサービスを利用して、スキャンしたデータを自動的にOCR処理し、e文書化する方法もあります。Scansnapのデータは、クラウドサービスにアップロードして、自動的にOCRが適用されるように設定することができます。

e文書化の際に気をつけるべき点

e文書化を行う際、文字認識の精度や保存形式に注意が必要です。特に、手書きの文字や印刷が薄い部分などは、OCRがうまく認識できないことがあります。スキャン前に文書を確認し、必要に応じて調整を加えることが重要です。

また、e文書化したデータは、保存先にセキュリティが求められる場合があります。重要な文書については、暗号化された形式で保存することをおすすめします。

まとめ

Scansnap iX1600で既存のスキャンデータをe文書化する方法について解説しました。スキャンしたデータをOCR機能を使って文字認識し、検索可能な電子文書として利用することができます。OCRソフトを利用する、再スキャンする、またはクラウドサービスを活用することで、手軽にe文書化を行うことが可能です。e文書化を行う際は、文字認識の精度や保存形式に注意し、必要なセキュリティ対策を講じることが重要です。