複合機でスキャンしたファイルの保存先に関して、スキャンした日の日付でファイル名が自動的に設定される場合が多いですが、この動作は機種や設定によって異なります。この記事では、複合機でスキャンした際のファイル名設定について、日付がタイトルとして付けられる仕組みとそのカスタマイズ方法について解説します。
複合機でスキャンしたファイル名は日付が自動で付けられる？
多くの複合機では、スキャンした際にファイル名にスキャンした日付が自動的に設定されることが一般的です。例えば、「2023-05-01_001.pdf」のように、日付と連番がファイル名に含まれることが多いです。しかし、この設定は機種によって異なるため、すべての複合機がこの機能を持っているわけではありません。
スキャンした日付がタイトルに自動的に追加される理由は、ファイル名を管理しやすくするためです。特に、複数のファイルをスキャンした場合、日付と連番で識別できるため、整理がしやすくなります。
スキャンしたファイル名のカスタマイズ方法
多くの複合機では、スキャン時にファイル名をカスタマイズすることが可能です。一般的なカスタマイズ方法は以下の通りです。
- ファイル名のプレフィックス変更：スキャンする際に、指定した文字列をファイル名の最初に追加することができます。これにより、スキャンした内容に応じたファイル名に変更できます。
- 日付形式の変更：日付が自動的に追加される場合でも、日付のフォーマットを変更することができる機種もあります。例えば、年/月/日ではなく、日/月/年の形式に変更することが可能です。
- 連番の設定：連番が自動的に追加される場合、連番の開始番号やインクリメント幅を設定することができます。
設定メニューやWeb管理画面でこれらのカスタマイズが可能な場合が多いので、取扱説明書やオンラインヘルプを確認してみましょう。
スキャンしたファイル名の自動設定機能の活用例
スキャンした日付を自動的にファイル名に追加する機能は、特に文書管理や整理が求められる職場で有効です。たとえば、毎日定期的にスキャンする帳票や契約書などがある場合、日付付きのファイル名で保存することで、過去のスキャンデータを簡単に検索できます。
また、スキャンファイルを電子化する際、名前が自動で設定されることで、手動で名前を付ける手間を省き、作業効率を向上させることができます。
まとめ
複合機でスキャンした際、ファイル名に自動的に日付が追加されるかどうかは機種や設定に依存します。多くの複合機では、日付と連番が自動で付けられますが、ファイル名のカスタマイズも可能です。スキャンしたファイル名を効率よく管理するために、設定を確認して自分に合った方法で利用しましょう。
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