会社の固定電話で、全国のお客様に1つの番号を案内し、東京、大阪、福岡の拠点で受ける方法について解説します。さらに、どれかの電話が通話中でも別の電話がかかってきて問題がない設定についてもご紹介します。
1. 1つの番号で複数拠点に電話をかける方法
1つの電話番号で、全国のお客様からの通話を東京、大阪、福岡などの異なる拠点に分けて受ける方法には、「番号転送サービス」を利用する方法があります。これにより、同一の電話番号にかかってきた電話を、指定した拠点に転送できます。転送先は、営業時間や必要に応じて柔軟に設定でき、便利です。
2. 電話の転送方法
電話転送の設定は、電話回線の提供者によって異なりますが、多くの場合、番号転送オプションを契約し、設定を行うだけで利用できます。転送先の番号は、東京、大阪、福岡などの拠点の電話番号を設定できるため、各拠点にある電話機に着信が分配されます。また、転送を受ける電話機は、各地域ごとの固定電話でも、IP電話でも対応可能です。
3. 複数の電話機を同時に使用するための設定
複数の拠点で電話を受ける場合、全ての拠点で同時に電話を受けられるように設定することができます。これには、「複数回線の設定」を使う方法が一般的です。この設定をすることで、1つの番号を利用しても、複数の回線で電話を受けることが可能になります。また、電話が一度通話中になった場合でも、他の拠点に転送されるため、他のお客様の電話に対応することができます。
4. 通話中に別のお客様からの着信を受ける方法
電話中に他のお客様がかけてきても対応するためには、「自動応答システム」や「IVR（インタラクティブ・ボイス・レスポンス）」を活用する方法があります。IVRシステムを設定することで、通話中の際に「現在全てのスタッフが通話中です。しばらくお待ちください」といったメッセージを流し、着信をキューに入れて順番に対応できます。これにより、混雑時でもスムーズな対応が可能です。
まとめ
全国に1つの電話番号を案内し、東京、大阪、福岡の各拠点で対応するためには、番号転送サービスを活用し、複数回線設定やIVRシステムを活用することで、効率的に対応できます。電話中でも他のお客様の着信に問題がないように、適切なシステム設定を行うことが大切です。
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