プリンターでテスト印刷はできるのにWordやExcelが印刷できない原因と解決方法

プリンターのテスト印刷は成功するのに、WordやExcel、Webページなどから印刷しようとすると失敗する場合、プリンター本体ではなくパソコン側の設定やアプリケーションとの連携に原因があることがあります。

この記事では、USB接続した複合機でPDFだけ印刷できる、OfficeファイルやWebページが印刷できないといった症状について、考えられる原因と具体的な対処方法を分かりやすく解説します。

テスト印刷できるのに通常の印刷ができない原因

プリンターのテストページが印刷できる場合、複合機本体やUSB接続、基本的なドライバー認識は正常に動作している可能性が高いです。

一方で、WordやExcelなどのアプリケーションから印刷できない場合は、印刷時に使用されるプリンター設定、ドライバーの種類、アプリ側の問題などが考えられます。

例えば、Windows上では複合機が認識されていても、Wordだけが別のプリンターを選択しているケースがあります。この場合、PDFは印刷できても他のファイルでは失敗することがあります。

まず確認したいのは、パソコンで使用するプリンターが正しく選択されているかどうかです。

Windowsの場合、「設定」から「Bluetoothとデバイス」または「デバイスとプリンター」を開き、接続している複合機が既定のプリンターになっているか確認します。

WordやExcelの印刷画面でも、印刷先として使用したい複合機が選択されているか確認してください。別の仮想プリンターやPDF作成用プリンターが選択されていると、正常に印刷できません。

ドライバーをインストール済みでも、正しく動作していない場合があります。特にWindowsの更新後や、古い複合機を使用している場合に発生することがあります。

一度現在のプリンタードライバーを削除し、メーカー公式サイトから最新のドライバーを再インストールすると改善する場合があります。

例えば、複合機メーカーが提供している専用ドライバーではなく、Windows標準ドライバーが自動適用されている場合、基本的なテスト印刷はできてもOfficeからの詳細な印刷処理で問題が発生することがあります。

特定のアプリだけ印刷できない場合は、そのアプリ側の設定を確認します。

WordやExcelでは、印刷画面で用紙サイズ、ページ範囲、印刷対象などが正しく設定されているか確認してください。また、一時的なアプリの不具合で印刷処理が止まることもあります。

例えば、Excelで印刷範囲が設定されている場合、印刷するデータが範囲外になっていると何も印刷されないことがあります。「ページレイアウト」から印刷範囲を解除すると改善する場合があります。

Windowsでは、印刷データを一時保存する「印刷スプーラー」というサービスが動作しています。このサービスに問題が起きると、PDFは印刷できても他の形式で印刷できないことがあります。

改善方法として、パソコンを再起動するほか、印刷待ちのデータを削除してスプーラーを再起動する方法があります。

印刷キューに大量の失敗データが残っている場合、新しい印刷指示が正常に処理されないこともあるため、不要なジョブを削除してから再度試してください。

USB接続の場合、ケーブルや接続ポートが原因で通信が不安定になることもあります。

一度USBケーブルを抜き、別のUSBポートへ接続してみる、複合機とパソコンを再起動するなどの基本的な確認も有効です。

特に長期間使用しているUSBケーブルでは、見た目に問題がなくても通信エラーが発生することがあります。別のケーブルで試すことで原因を切り分けできます。

PDFのみ印刷できる場合、プリンター本体の故障よりも、パソコン側の設定やドライバー、アプリケーションの問題である可能性が高いです。

確認する順番としては、①印刷先プリンターの確認、②ドライバーの再確認、③WordやExcelの設定確認、④印刷スプーラーの確認、⑤USB接続確認の順番で進めると原因を見つけやすくなります。

複合機は正常に動作していても、パソコンとの連携部分でトラブルが起こることは珍しくありません。一つずつ原因を確認することで、多くの場合は再び通常通り印刷できるようになります。

テスト印刷ができるのにWordやExcel、Webページが印刷できない場合は、プリンター本体ではなくパソコン側の設定やドライバーが原因になっているケースが多くあります。

まずは正しいプリンターが選択されているか確認し、必要に応じてドライバーの再インストールや印刷設定の見直しを行いましょう。

PDF以外の印刷だけ失敗する症状でも、原因を順番に確認していけば解決できる可能性があります。