Zoomのオンライン会議や授業、プレゼンテーションでは、自分で作成した資料や紙の資料を相手に見せたい場面があります。プリンターのスキャン機能を使って資料を画像やPDFに変換すれば、Zoomの画面共有機能で簡単に表示できます。この記事では、紙の資料をデータ化する方法からZoomで共有する具体的な手順まで、初心者でも迷わないように詳しく解説します。
まず紙の資料を画像やPDFデータに変換する
Zoomで資料を共有するには、最初に紙の資料をパソコンで開けるデータ形式にする必要があります。そのために使用するのがプリンターや複合機に搭載されているスキャン機能です。
スキャンするときは、保存形式をPDFまたはJPEGなどの画像形式に設定します。文章中心の資料ならPDF、写真や図が多い資料なら画像形式でも問題ありません。
例えば学校のプリントや会議資料を共有したい場合は、スキャン時に「PDF形式」を選択すると、複数ページを1つのファイルにまとめられるため管理しやすくなります。
スキャンした資料をパソコンに保存する方法
スキャンしたデータは、USBメモリやクラウドサービス、Wi-Fi経由などでパソコンへ保存します。プリンターの機種によって保存方法は異なります。
一般的な流れは以下のようになります。
- プリンターに資料をセットする
- スキャン機能を選択する
- 保存形式をPDFまたは画像に設定する
- 保存先を指定する
- パソコンでファイルを確認する
保存したファイルは、Zoom中にすぐ開ける場所に置いておくとスムーズです。例えばデスクトップや専用フォルダーに保存しておくと、共有時に探す手間がありません。
Zoomで資料を画面共有する手順
資料の準備ができたら、Zoomの画面共有機能を使って参加者に表示します。
基本的な手順は以下の通りです。
- Zoomミーティングを開始または参加する
- 画面下部の「画面共有」をクリックする
- 共有したいPDFや画像を開いているアプリを選択する
- 「共有」をクリックする
例えばPDFを表示したい場合は、事前にPDFファイルを開いておき、そのPDFを表示している画面を共有すると参加者側にも同じ資料が表示されます。
ZoomでPDF資料を見やすく表示するコツ
画面共有では、ただ資料を表示するだけでなく、相手が読みやすい状態にすることが大切です。
文字が小さい資料の場合は、PDFビューアや画像表示アプリで拡大してから共有すると見やすくなります。また、不要なウィンドウや通知が表示されないように、共有前にパソコン画面を整理しておくと安心です。
例えばA4サイズの資料をそのまま表示すると文字が小さく見えることがあります。その場合は1ページずつ表示したり、必要な部分を拡大表示したりすると参加者が内容を確認しやすくなります。
画面共有ではなく資料共有を使う方法もある
Zoomでは画面全体を共有する方法以外にも、状況によってはファイル共有やチャット機能を使う方法があります。
参加者に資料を配布したい場合は、事前にPDFファイルを送信しておく方法も便利です。一方、説明しながら資料を見せたい場合は画面共有の方が適しています。
例えば講義やプレゼンでは、発表者がページをめくりながら説明できるため、画面共有を利用することで対面に近い形で資料を見せることができます。
Zoom画面共有でよくあるトラブルと対処法
資料を共有できない場合は、いくつかの原因が考えられます。
| 症状 | 確認するポイント |
|---|---|
| 資料が表示されない | 共有する画面やアプリを間違えていないか確認 |
| 文字が小さい | 資料を拡大表示する |
| 音声付き資料が再生されない | 共有時の音声共有設定を確認 |
また、Zoomのバージョンやパソコンの設定によって表示方法が少し異なる場合があります。事前にテストミーティングで確認しておくと、本番で慌てずに済みます。
まとめ｜スキャンした資料はZoom画面共有で簡単に表示できる
紙の資料でも、プリンターのスキャン機能でPDFや画像データに変換すれば、Zoomの画面共有を使って簡単に相手へ見せることができます。
ポイントは、事前に資料をデータ化してパソコンに保存しておくこと、そしてZoomでは共有したい資料を開いた状態で画面共有を選択することです。
会議や授業、オンライン発表などで自作資料を使う場合は、スキャン・保存・画面共有の流れを一度確認しておくことで、スムーズに資料を共有できるようになります。
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